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Envoyer un BAT en ligne à un client

 

Le système de BAT en ligne est une façon très simple pour vos clients d'approuver leur BAT en ligne.

 

Comment ça marche?

Lorsque les fichiers sont en place, vous verrez un nouveau statut 038 - BAT en ligne. Il suffit de choisir ce statut et vous serez en mesure de choisir à qui envoyer le BAT, et personnaliser l'email que vous enverrez.

Le client recevra un email l'invitant à approuver son document grâce à un lien, qui va l'amener directement à l'écran de validation du BAT. Il va voir toutes les pages de son document. (Il n'y a pas d'importance si vous téléchargez un fichier multi-pages, ou plusieurs fichiers d'une seule page, le système les affichera dans le bon ordre).

Il peut cliquer ou survoler le visuel pour zoomer.

Il peut télécharger une version filigranée, de moyenne résolution PDF pour tester l'impression sur sa propre imprimante.

Quand il a terminé la vérification, il peut approuver sans modification, ou demander des modifications. Vous serez alors averti par e-mail pour procéder aux changements. S'il a approuvé le BAT, vous pourrez alors passer la commande en production, en choisissant le statut 081.

Nous montrons la case d'acceptation des conditions de vente aussi, si le client ne les a pas déjà accepté. Si les conditions ont déjà été acceptées, nous ne montrerons pas cette case. 

Que faire si le client veut des changements?
Nous lui faisons savoir que des changements peuvent être facturés à votre taux horaire habituel. Si vous voulez changer cela, allez dans Revendeur > Admin> Paramètres revendeur et de définir ce que vous voulez en taux horaire.

 

Où puis-je voir les changements?
Chaque fois que vous téléchargez un fichier et de changer le statut à 038, nous faisons une nouvelle révision. Nous gardons la main sur les révisions précédentes et vous pouvez les consulter à tout moment. Aller au menu Revendeur > Commandes > Editer > BAT en ligne pour voir le BAT actuel et les modifications du client.

 

Puis-je choisir ce type de BAT comme préférence par défaut?
Vous pouvez choisir un type de BAT par défaut pour tous vos clients au Revendeur > Admin > Paramètres Revendeur et en choisissant une option dans la liste déroulante Type de BAT par défaut.

 

Vous pouvez également choisir également un type de BAT par défaut pour chaque client individuellement, dans la section Informations complémentaires sur la fiche client. Choisissez Réglages Revendeur par défaut pour utiliser la configuration par défaut pour l'ensemble de vos clients, ou appliquer un choix différent pour chaque client individuellement. 

 

Quelqu'un d'autre doit valider le BAT?
Parfois, la personne à l'origine de la commande n'est pas la personne qui a besoin de vérifier le document. Voilà pourquoi nous avons ajouté une option "Envoyer à un collègue".

Cela permet au client de saisir l'adresse e-mail de quelqu'un à qui envoyer le BAT. Nous enverrons à cette personne un lien pour lui permettre de voir le BAT, l'approuver ou demander des changements. Cette personne n'aura pas à s'identifier sur la boutique, le lien la mènera directement au BAT (sans accès au reste du compte du client).

Revendeur et client à l'origine de la commande seront avertis dès validation du BAT.

 

Qu'en est-il des modèles?
L'utilisateur qui modifie un modèle approuve le fichier en ligne en procédant à la commande.

Si un administrateur doit valider la personnalisation d'un modèle, vous devez mettre en place des niveaux d'utilisateurs et modifier la fiche client. Voir l'article sur la gestion des niveaux d'utilisateurs.

 

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